Program Delovodnik je ustvari modul aplikacije za finansijsko knjigovodstvo

Može raditi samostalno a služi za evidenciju dokumentacije bilo koje vrste: fakture, dopisi, zapisnici, ugovori, razni izveštaji, obaveštenja i tome sl. kao i naknadno efikasno pretraživanje evidencije.
Aplikacija se sastoji iz tri osnovna dela:

– Evidencija delovodnika,
– Grupe dokumenata,
– Status dokumenta.

Evidencija delovodnika

Predstavlja evidenciju podataka o dokumentaciji koja je prispela u firmu ili se ekspeduje iz firme. Sastoji se od tri kartice: Pregled, Izmena i Izveštaj.
Pregledu je u stvari spisak unete dokumentacije zajedno sa opisom, delovodnim brojem, datumom i vrstom dokumenta. Važna funkcija pregleda je i pretraživanje evidencije po više osnova.

Izmene

Služe za ažuriranje i evidentiranje novog dokumenta, tako što se prvo unosi broj delovodnika koji je sledeći po redu, datum prijema, naziv dobavljača/komitenta, broj dokumenta, datum dokumenta, grupu kojoj pripada (zavisno od toga da li su to Ugovori, Obaveštenja, Odluke, Rešenja, Osnivački akti i sl.), na kraju se nalazi lokacija gde je taj dokument smešten i status (npr: Arhiva, Firma, Arhiva 2003, Kod knjigovođe, itd…). Postoji prostor i za napomenu ukoliko treba nešto da se doda ili zabeleži a vezano je za taj isti dokument.

Koristeći dugme “Fascikla priloga” moguće je napraviti priloge za uneti slog.
Tj. dokumentacija koju evidentirate tokom redovnog radnog dana se može skenirati i priložiti uz evidentirani podatak u programu. Takođe, moguće je priložiti i bilo koji drugi fajl (Word ili Excel dokument, sliku JPEG, audio zapis, PDF fajl i sl.). U praksi to znači da možete evidentirati npr. Ugovor br. 999 i zatim uz taj zapis priložiti skenirani ugovor, anekse ugovora, kalkulaciju troškova za taj ugovor, kompletnu e-mail korespodenciju sa klijentom vezanu za dogovore/pregovore i sl. Prednost ovakvog načina rada je u tome da Vam je sva potrebna dokumentacija (tj. elektronska kopija) na dohvat ruke.

Kartica Izveštaji

Služi uglavnom da se odabere period za koji se traži zadata delovodna evidencija. Možete se vršiti pregled, štampati…

Grupa dokumenata

Predstavlja samo unos, tačnije, određivanje naziva grupe pod kojima će se nešto zavesti u delovodnu knjigu….To mogu biti: Obaveštenja, Odluke, Rešenja, Ugovori, Tužbe, Zapisnici i tome sl, sve što čini jednu poslovnu korespodenciju.

::Status dokumenta predstavlja mesto gde je određen dokument odložen ili dostavljen. Tako da dokument može biti smešten u: Arhivi, Kod knjigovođe, U firmi itd…